Sự phổ biến của các công cụ AI như ChatGPT, Claude, Gemini hay Microsoft Copilot đã giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn. Tuy nhiên, cùng với lợi ích đó là một hiện tượng mới được các chuyên gia công nghệ gọi là Shadow AI – tình trạng nhân viên tự ý sử dụng AI trong công việc mà không thông qua sự quản lý hoặc phê duyệt của doanh nghiệp.
Khác với các hệ thống AI được doanh nghiệp triển khai chính thức, Shadow AI xuất hiện khi nhân viên sử dụng tài khoản AI cá nhân để xử lý dữ liệu công ty. Điều này có thể bao gồm việc tải hợp đồng lên AI để nhờ phân tích, nhập danh sách khách hàng để viết email marketing hoặc gửi báo cáo tài chính lên AI nhằm tạo bản tóm tắt.
Vấn đề nằm ở chỗ nhiều nhân viên không nhận thức được rằng dữ liệu họ đưa vào AI có thể chứa thông tin nhạy cảm như dữ liệu khách hàng, bí mật kinh doanh, giá bán, chiến lược phát triển hoặc thông tin tài chính. Nếu không có chính sách quản lý phù hợp, doanh nghiệp có nguy cơ đối mặt với các rủi ro về bảo mật, vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu và làm lộ thông tin quan trọng.
Theo khảo sát của nhiều tổ chức nghiên cứu quốc tế trong năm 2026, tỷ lệ nhân viên sử dụng AI cá nhân trong công việc đang tăng nhanh, trong khi không ít doanh nghiệp vẫn chưa ban hành quy định cụ thể về việc sử dụng AI. Điều này khiến Shadow AI trở thành một trong những rủi ro an ninh mạng đáng chú ý nhất hiện nay.
Để hạn chế nguy cơ này, doanh nghiệp nên xây dựng AI Policy – bộ quy tắc sử dụng AI trong nội bộ. Chính sách này cần quy định rõ loại dữ liệu nào được phép đưa vào AI, loại thông tin nào bị cấm chia sẻ, những nền tảng AI được phép sử dụng và trách nhiệm của từng nhân viên khi làm việc với AI.
Song song đó, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo định kỳ nhằm nâng cao nhận thức của nhân viên về bảo mật dữ liệu và các rủi ro liên quan đến AI. Thay vì cấm hoàn toàn việc sử dụng AI, các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên hướng dẫn nhân viên sử dụng AI đúng cách để vừa tận dụng được lợi ích của công nghệ vừa đảm bảo an toàn thông tin.
Trong bối cảnh AI ngày càng được ứng dụng rộng rãi, khả năng quản trị việc sử dụng AI sẽ trở thành yếu tố quan trọng không kém việc đầu tư vào các công nghệ mới. Doanh nghiệp kiểm soát tốt Shadow AI sẽ giảm thiểu rủi ro bảo mật, đồng thời xây dựng được môi trường làm việc an toàn và hiệu quả hơn.
